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Cuando aplicamos las tecnologias de información al tratamiento de documentos podemos abordar diferentes problemáticas:

Esquema 
  • El proceso de conversión de documentos a formato digital consiste en la transformación de los documentos de un formato original menos práctico (normalmente papel) a un formato electrónico sobre el que trabajar. En este proceso requiere normalmente la extracción de información de la imagen del documento aplicando tecnologías como OCR, ICR, OMR, lectura de códigos de barras. Para esta extracción, según la tipología del contenido se habla de documentos estructurados, semiestructurados o no estructurados. Cada tipología de documentos requiere tecnologías y estrategias diferenciadas. 
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      • Una vez los documentos han sido transformados nos encontramos con la problemática del almacenamiento y la recuperación de los documentos. El principal valor aquí es la disponibilidad inmediata y compartida de la información. Existe un balance entre el esfuerzo que hacemos al almacenar el documento y el que hacemos al buscarlo que debe optimizarse. Las soluciones de gestión documental y archivo electrónico abordan toda problemática tanto para documentos muertos (no cambiantes) como documentos vivos (que evolucionan y se modifican).
      • Automatización de procesos. Relacionados con los documentos, normalmente hay procesos, o tareas a realizar con ellos. Un tercer ámbito de aplicaciones es el de la automatizacion de los flujos de trabajo (workflow) con los que se logran enormes mejoras de productividad y en el control de la producción.  

    La realidad es mucho más difusa pues muchas aplicaciones solapan varios de estos ámbitos, no obstante esta distinción ayuda a clarificar las necesidades y los objetivos en cada organización.

     

    Por último, Tecnomedia comercializa también una serie de soluciones para la Gestión de la Calidad, que se sustentan en algunas de las tecnologías de digitalización y automatización mencionadas, pero que clasificamos como soluciones diferenciadas.