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Archivo electrónico de documentación administrativa Imprimir

Los departamentos de administración se enfrentan a una variedad de documentos de diferente índole (Nóminas, Extractos Bancarios, Liquidaciones de impuestos, Comprobantes, Facturas, Cartas, etc.)  para gestionar y almacenar, a veces complicado por las limitaciones de espacio y las estrategias de archivado orientadas al papel.

 

Los archivos electrónicos para Gestión Documental optimizan el registro, almacenamiento y recuperación de esta información basada en documentos con múltiples contenidos y diferentes orígenes, a la vez que establecen mecanismos de control de acceso, distribución y destrucción de documentación obsoleta.

 

Tecnomedia Sistemas ofrece soluciones de Archivo electrónico que permiten:

 

Optimizar los recursos

Compartiendo la información en la empresa sin necesidad de mantener archivos duplicados y evitando la generación de copias innecesarias.

 

Incrementar la productividad

Agilizando el acceso a la información, lo que permite hacer más rápido el trabajo diario sin problemas de localización o extravío de documentos.

 

Aumentar la eficacia

Al relacionar las transacciones que se producen con los documentos que las soportan, se dispone de la información completa para la toma de decisiones.

 

Las características principales que ofrecen son:

 

Repositorio centralizado

Con independencia de su ubicación física, se presenta el archivo electrónico como un único repositorio centralizado, facilitando las políticas de seguridad, almacenamiento y respaldo.

 

Fácil de archivar y recuperar

Posibilidad de indexación por datos índice basada en un modelo de objetos o características del archivo electrónico. La recuperación de documentos se puede realizar directamente con la opción Buscar de windows o mediante el navegador de Internet, soportando búsquedas por objetos, palabras clave y contenido.

 

Alta Integración

Altamente integrado con las funciones básicas de windows, tanto para el archivado como su búsqueda, acorta el tiempo de adaptación del usuario y permite recuperar documentos desde los sistemas ERP's.

 

Seguridad

A nivel de acceso, el sistema puede definirse con seguridad propietaria o seguridad basada en dominios Windows. A nivel de contenidos permite la definición de autorizaciones de acceso a nivel de documento.

 

Auditoría

Registra la actividad derivada del uso de un documento. Registro, modificación, control de versiones, caducidad, etc..

 

Flexibar.NET

Complemente la solución con la herramienta corporativa para la digitalización masiva de documentos, simple y fácil de usar, que permite integrarse con el Archivo Electrónico.

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