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Windream Standard Business Edition (SBE) Imprimir

SBE es la versión básica del sistema de gestión de documentos Windream Adquisición e indización.


Los documentos pueden ser capturados desde cualquier aplicación seleccionando “guardar como” el drive de Windream. En Windream cada documento es descrito por un tipo de objeto. El tipo de objeto se utiliza para clasificar los documentos y las carpetas. La asignación de los criterios de índices va ligado a este proceso, gracias al cual las búsquedas son muy rápidas.

La indización por Clipboard proporciona un soporte óptimo. Las áreas marcadas en un documento se asignan directamente a un campo de indización con la ayuda de un menú de selección, sin salir de la ventana de la aplicación.

Entrada ininterrumpida de datos. Además de la indización sincrónica (los criterios de índice se graban al capturar el documento), bajo un proceso de indización asíncrona, la indización se postpone para más adelante. Esto permite que un mayor número de documentos puedan ser capturados sin interrupción.

 

Características de indización:


• Indización sincrónica/asincrónica
• Asignación de características de archivo específicas del sistema operativo
• Generación automática de texto completo
• Indización basada en la tipología del documento.
• Extensión del cuadro de diálogo de propiedades del fichero para mostrar las propiedades de Windream
• Diseño del formato de las máscaras de indización definible por el usuario
• Datos de índices traspasados desde bases de datos, etc. a través de scripts de Windows.

Búsquedas


Además de la búsqueda jerárquica a través del árbol de directorios de Windows Explorer, Windream ofrece funcionalidad de búsqueda en los valores habituales del sistema operativo. Soportados por una base de datos, los resultados de la búsqueda se muestran en en una lista que el usuario puede modificar para adecuarla a sus necesidades individuales. Están disponibles las siguientes funciones de búsqueda:

Búsqueda Rapida. La búsqueda rápida permite al usuario entrar un término de búsqueda en un campo simple que se buscará en todos los campos por texto completo. La búsqueda también se puede restringir a un grupo de posibles usuarios, a un tipo de objeto específico o a un intérvalo de fechas.
Búsqueda por índices. Basada en listas de selección, los valores de índices se pueden compilar con operadores lógicos para formar consultas más complejas. las agrupaciones se basan en los tipos de objetos, los índices usados frecuentemente o índices de información de tiempo. La búsqueda por índices permite buscar entre varios tipos de objetos y proporciona (e.g.) una lista de documentos para un cliente determinado.

El método drag&drop de siempre. Todos los enlaces de los documentos basados en OLE funcionan sin limitaciones. Los documentos se manejan en el entorno ya conocido de Windows sin ningún programa especial de interface, característica que incrementa enormemente la aceptación por parte de los usuarios.

Como sistema de gestión de documentos, Windream ofrece el interface de usuario más Búsqueda por tipo de objeto Al seleccionar un tipo de objeto determinado, sólo los atributos propios de ese objeto se usan en la búsqueda. El diálogo de tipo de objeto que se muestra es el mismo que el de la máscara de índice y se utiliza para buscar documentos del tipo determinado.

Búsqueda por texto completo. Tanto desde la búsqueda por índices como por la búsqueda rápida, los documentos se pueden buscar en base a su contenido textual. Ambos diálogos de búsqueda permiten la combinación del uso de índices y texto completo para establecer restricciones de búsqueda. Para su uso posterior, las consultas definidas se pueden guardar como perfiles de búsqueda o como lista de resultados, muy útil en consultas complicadas y repetitivas.

Características del documento


– una visión general
La pantalla que muestra las propiedades de los ficheros en Windows queda suplementada por Windream con una serie de pestañas adicionales.

Índice. Muestra la información sobre los campos indizados para el documento seleccionado, con el formato personalizado para este tipo de documento a través de la Consola de Gestión de Windream (administración de Windows).

Texto Completo. El contenido textual del documento se muestra en esta página si se realizó la extracción del mismo. Versión. La pestaña “Versión” contiene una lista con la versión actual del documento y todas las versiones anteriores del mismo.
História. La información referente a las actividades realizadas sobre el documento queda ordenada cronológicamente , con detalles del usuario, fecha, hora, actividad y comentarios.
Autorizaciones de acceso. Los pivilegios de acceso protegen el documento y se pueden visualizar y modificar desde aquí.

Los privilegios de acceso de Windream se basan en la administración de usuarios de Windows NT. La asignación de usuarios a grupos se define mediante la administración del sistema operativo.
Ciclo de Vida. En Windream SBX , esta propiedad muestra el ciclo de vida del fichero en una barra de tiempo, señalando todos los hitos importantes. Desde aquí se pueden modificar los intervalos de vida y archivo del documento, asi como forzar el archivado inmediato.


Además de estas pestañas en la ventana de propiedades, los atributos de documento que se necesitan frecuentemente se pueden mostrar directamente en el Explorador. La configuración de columnas del explorador permite mostrar directamente los atributos necesarios en la vista en forma de lista (ventana de la derecha).
 

Intercambio de Datos. El intercambio fácil de datos de índices y documentos se realiza fácilmente utilizando el menú contextual extendido. Los documentos se pueden exportar conjuntamente con sus datos de índices, donde dichos índices se almacenan en ficheros HTML o XML a escoger. Los tipos de documento y las listas de selección también se pueden importar y exportar de manera similar utilizando el menú contextual

Utilizando el menu contextual extendido, se puede realizar un resumen de los datos de índice de una serie de documentos seleccionados en un fichero HTML para mostrarlo, enviarlo o imprimirlo. Una función de informe registra todas las acciones realizadas a través del menú de contexto.

 
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